Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Personendaten wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit bearbeiten, auch auf unseren verschiedenen Websites www.abileneadvisors.ch, www.abileneacademy.ch und www.suppliershield.com. Wir informieren Sie insbesondere über Gegenstand, Art und Weise und Ort der Bearbeitung von Personendaten. Zudem informieren wir über die Rechte der Personen, deren Daten wir bearbeiten.

Wir unterstehen dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sowie, soweit anwendbar, ausländischem Datenschutzrecht, insbesondere jenem der Europäischen Union (EU) mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Europäische Kommission anerkennt, dass das schweizerische Datenschutzrecht einen angemessenen Schutz der Daten gewährleistet.

2.1. Kontaktadresse

Henri Haenni (Datenschutzberater):

Abilene Advisors Rue de la Gare 39 1110 Morges

privacy@abileneadvisors.ch

2.2. Begriffe

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person («betroffene Person») beziehen. Als bestimmbar gilt eine natürliche Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten, einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind.

Als Bearbeitung gilt jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit Personendaten oder Sammlungen von Personendaten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Der Europäische Wirtschaftsraum (EWR) umfasst die Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) sowie das Fürstentum Liechtenstein, Island und Norwegen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spricht für die Bearbeitung von Personendaten von der «Verarbeitung personenbezogener Daten».

3. Welche Daten bearbeiten wir über Sie?

Wir erheben die folgenden Daten direkt bei Ihnen. Der Inhalt der von Abilene Advisors bearbeiteten Daten ist im Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten im Einzelnen festgehalten:

– Identität (Vorname, Name, Geburtsdatum, Geschlecht). Diese Daten werden nach Ende der Vertragsbeziehung während 10 Jahren aufbewahrt, aus rechtlichen Gründen oder zu Beweiszwecken bis zum Ablauf der anwendbaren Verjährungsfristen. – Kontaktdaten (Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Diese Daten werden nach Ende der Vertragsbeziehung während 10 Jahren aufbewahrt, aus rechtlichen Gründen oder zu Beweiszwecken bis zum Ablauf der anwendbaren Verjährungsfristen. – Rechnungsstellung (Betrag und Fälligkeit der Rechnungen, Mahnungen, Belege). Diese Daten werden gemäss Art. 958f OR nach Ende jedes Geschäftsjahres während 10 Jahren aufbewahrt. – Korrespondenz (E-Mail-Verkehr, Gesprächsnotizen von Telefonaten, Briefpost). Diese Daten werden nach Ende der Vertragsbeziehung während 10 Jahren aufbewahrt, aus rechtlichen Gründen oder zu Beweiszwecken bis zum Ablauf der anwendbaren Verjährungsfristen. – Technische Daten (IP-Adresse, MAC-Adresse, Zeitstempel). Diese Daten werden aus technischen Gründen und zur Sicherheit unserer IT-Infrastruktur während 12 Monaten nach ihrer Erhebung aufbewahrt.

4. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten, um:

– Vertragsbeziehungen einzugehen und gemäss den vertraglichen Bestimmungen abzuwickeln; – mit Ihnen über jedes geeignete Kommunikationsmittel in Kontakt zu treten, um Ihre Fragen zu unseren Leistungen zu beantworten, Ihnen unsere Dienstleistungen und Unterstützung anzubieten sowie Reklamationen und Beschwerden zu erfassen; – Ihnen über die von Ihnen gewählten Kanäle kommerzielle oder werbliche Mitteilungen (Marketing) zuzustellen und gegebenenfalls ein Profiling vorzunehmen, das verschiedene Personendaten kombiniert, um Ihre Interessen und Vorlieben in Bezug auf unsere Produkte und Dienstleistungen besser zu verstehen; gewisse Bearbeitungen zu Marketingzwecken setzen voraus, dass wir Ihre Daten an Vertragspartner weitergeben; Sie können sich jederzeit kostenlos gegen Bearbeitungen zu Marketingzwecken aussprechen; – Ihre Daten an unsere Vertragspartner weiterzugeben, damit diese mit Ihnen Kontakt aufnehmen, sofern Sie vorgängig eingewilligt haben; – unsere Dienstleistungen, Produkte und Geschäftstätigkeiten mittels Marktstudien und Zufriedenheitsumfragen zu verbessern; – unsere Geschäftstätigkeiten zu planen; – Statistiken zu erstellen; – zu überprüfen, ob unsere Tätigkeiten dem anwendbaren Recht und unseren internen Vorschriften entsprechen; – Risiken zu analysieren, Missbräuche zu erkennen, Sicherheitsmassnahmen umzusetzen und deren Wirksamkeit zu überprüfen; – Ihre Fragen und Anliegen zum Datenschutz zu beantworten, insbesondere wenn Sie eines Ihrer gesetzlichen Rechte ausüben möchten.

5. Auf welchen Rechtsgrundlagen bearbeiten wir Ihre Daten?

Die meisten unserer Bearbeitungen sind für den Abschluss, die Erfüllung und die Abwicklung der Verträge mit Ihnen unbedingt erforderlich. Ohne diese Bearbeitungen können wir die Leistungen, zu denen wir uns vertraglich verpflichtet haben, nicht gewährleisten.

Andere Bearbeitungen stützen sich auf unser berechtigtes Interesse oder jenes eines Dritten. Dies gilt namentlich für Bearbeitungen zu Marketing-, Sicherheits-, Statistik- und Marktforschungszwecken. Dasselbe gilt für die Wahrung unserer Interessen vor Gericht und die Bearbeitung von Streitigkeiten, insbesondere solcher ohne vertragliche Grundlage.

Gewisse Bearbeitungen können nach schweizerischem oder ausländischem Recht vorgeschrieben sein. Sind sie nicht unmittelbar gesetzlich vorgeschrieben, stützen sie sich auf unser berechtigtes Interesse, die für uns geltenden gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.

Wo erforderlich, dient auch Ihre Einwilligung als Grundlage (z. B. für gewisse Bearbeitungen zu Marketingzwecken). In diesem Fall informieren wir Sie gezielt über die Bearbeitungen, die Ihre Einwilligung erfordern, und es steht Ihnen frei, sie zu erteilen oder nicht. Wir teilen Ihnen mit, welche Folgen es hat, wenn Sie Ihre Einwilligung verweigern. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit ohne Begründung und auf einfache Weise widerrufen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft und berührt die bis dahin erfolgten Bearbeitungen nicht. Die vom Widerruf betroffene Bearbeitung wird sofort eingestellt, sofern sie nicht auf eine andere Rechtsgrundlage (z. B. unser berechtigtes Interesse) gestützt werden kann.

6. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Im Rahmen der Vertragsbeziehung zwischen Ihnen und uns sowie zu den übrigen in Kapitel 4 genannten Zwecken können wir Ihre Daten ganz oder teilweise folgenden Empfängern bekanntgeben:

– Gesellschaften. Diese Gesellschaften bearbeiten die Daten, die wir ihnen bekanntgeben, zu denselben Zwecken wie den in Kapitel 4 genannten. – Vertragspartner. Wir arbeiten mit Partnern zusammen, um Ihnen die vertraglich vereinbarten Leistungen zu erbringen. Wir geben ihnen deshalb nur jene Personendaten über Sie bekannt, die für die Erbringung ihrer Dienstleistungen unbedingt erforderlich sind. – Behörden. Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet oder berechtigt sind oder wenn es zur Wahrung unserer Interessen erforderlich ist, geben wir Personendaten über Sie schweizerischen oder ausländischen Behörden bekannt.

Geben wir Ihre Daten an Empfänger bekannt, die als Auftragsbearbeiter tätig sind, prüfen wir, ob auch diese Daten an Dritte weitergeben, und verlangen Garantien für diese Weitergaben, namentlich hinsichtlich ihrer Notwendigkeit und Sicherheit. Gegebenenfalls schränken wir die Bearbeitung Ihrer Daten durch einzelne Auftragsbearbeiter ein. Bei Empfängern, die als eigenständige Verantwortliche handeln, insbesondere Behörden, können diese Prüfungen und Einschränkungen hingegen nicht umgesetzt werden.

7.1. Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Sie ermöglichen es uns, Ihr Nutzungserlebnis zu verbessern, Inhalte zu personalisieren und die Nutzung unserer Website auszuwerten, um Ihre Bedürfnisse und Vorlieben besser zu verstehen. Einige Cookies sind für das einwandfreie Funktionieren unserer Website unerlässlich, andere helfen uns, Ihnen zusätzliche Funktionen anzubieten.

Beim Aufrufen unserer Website erscheint ein Hinweisbanner, das Ihnen die Verwendung von Cookies erklärt. Sie können dann Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen, indem Sie «Ich akzeptiere» anklicken, oder nicht notwendige Cookies mit «Ich lehne ab» ablehnen. Ihre Cookie-Einstellungen können Sie zudem jederzeit im Bereich «Cookie-Einstellungen» unserer Website ändern.

Bitte beachten Sie, dass notwendige Cookies standardmässig aktiviert sind, damit unsere Website einwandfrei funktioniert. Wir verpflichten uns jedoch, ohne Ihre ausdrückliche vorgängige Einwilligung keine Personendaten zu erheben und Ihre Angaben ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weiterzugeben.

7.2. Google Analytics

Wir verwenden auf unserer Website Google Analytics. Es handelt sich um einen Dienst eines Drittanbieters, der sich in einem beliebigen Land der Welt befinden kann (im Fall von Google Analytics ist dies Google LLC, USA, www.google.com) und mit dem wir die Nutzung der Website messen und auswerten können. Dazu werden von Google Analytics gesetzte permanente Cookies verwendet. Die IP-Anonymisierung von Google Analytics ist aktiviert: Die IP-Adressen der Nutzerinnen und Nutzer unserer Websites, die zwangsläufig an die Server von Google Analytics übermittelt werden, werden automatisch und so rasch wie möglich gekürzt (das letzte Byte der Adresse wird ausgeblendet). Google Analytics zeigt uns lediglich, wie unsere verschiedenen Websites genutzt werden, ohne Personendaten über Sie. Wir selbst geben Google Analytics keine Personendaten bekannt. Google Analytics kann jedoch Ihre Nutzung der Website verfolgen, diese Angaben mit Daten anderer von Ihnen besuchter Websites, die es ebenfalls verfolgt, verknüpfen und für eigene Zwecke verwenden. Wenn Sie bei Google registriert sind, kennt Google Analytics Sie zudem. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch Google Analytics erfolgt daher in dessen Verantwortung und gemäss dessen Datenschutzbestimmungen.

7.3. Plugins sozialer Netzwerke

Wir verwenden auf unseren Websites zudem Plugins sozialer Netzwerke wie LinkedIn, Facebook oder Twitter. Sie erkennen diese in der Regel an den entsprechenden Symbolen. Wir haben diese Elemente so eingerichtet, dass sie standardmässig deaktiviert sind. Wenn Sie sie aktivieren (durch Anklicken), werden die Daten zu Ihrem Besuch unserer Website an den Betreiber des sozialen Netzwerks übermittelt, der sie für eigene Zwecke verwenden kann. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt dann in der Verantwortung dieses Betreibers und gemäss dessen Datenschutzbestimmungen. Der Betreiber übermittelt uns keine Angaben über Sie.

Wir verkaufen Ihre Personendaten in keiner Weise an Dritte.

8. Geben wir Ihre Daten ins Ausland bekannt?

Wir arbeiten mit Dienstleistern und Partnern zusammen, die ihren Sitz nicht in der Schweiz haben. Wir übermitteln ihnen deshalb gewisse Personendaten, wenn dies für die in Kapitel 4 beschriebenen Zwecke erforderlich ist und den anwendbaren rechtlichen Rahmen einhält.

Zudem nutzen wir IT-Dienste ausländischer Anbieter. Wir bemühen uns, die Daten in der Schweiz zu halten, was jedoch nicht immer möglich ist. In diesem Fall bevorzugen wir Länder des Europäischen Wirtschaftsraums und Länder mit einem angemessenen Datenschutzniveau.

Wir übermitteln Personendaten hauptsächlich in den Europäischen Wirtschaftsraum.

Wir weisen Sie zudem darauf hin, dass Personendaten, die über das Internet zwischen Personen oder Stellen im selben Land übermittelt werden, aufgrund der technischen Funktionsweise des Netzes über andere Länder geleitet werden können. Auf diese Durchleitungen haben wir keinen Einfluss.

9. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten so lange, wie es die Zwecke der jeweiligen Bearbeitung erfordern. Zu diesen Zwecken gehören die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie die Aufbewahrungsfristen, die wir zur Wahrung unserer eigenen Interessen festgelegt haben (Unternehmensführung, Dokumentation und Beweissicherung). Sind alle Aufbewahrungsfristen abgelaufen, werden Ihre Personendaten in jedem Fall anonymisiert oder vernichtet.

Die spezifischen Aufbewahrungsfristen für jede Kategorie von Personendaten sind in Kapitel 3 aufgeführt. Diese Fristen können sich aus technischen Gründen verlängern, wenn sich die betreffenden Daten langfristig in unserem Backup-System befinden. In diesem Fall treffen wir alle Sicherheitsmassnahmen, um den Zugriff auf die Backups auf einen sehr kleinen Personenkreis zu beschränken und die Bearbeitung der Daten auf die blosse Speicherung zu begrenzen. Zudem verpflichten wir uns, die Daten in den Backups unwiderruflich zu vernichten, sobald dies technisch möglich ist.

10. Wie schützen wir Ihre Daten?

Die Abilene Group hat ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach ISO 27001:2022 eingeführt. Dieses ISMS schafft einen Governance-Rahmen, der die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Personendaten und sensiblen Daten ihrer Kundinnen und Kunden, Partner und Mitarbeitenden sicherstellt.

Mit der Umsetzung der Anforderungen sowie der organisatorischen, personellen, physischen und technischen Massnahmen der Norm ISO 27001 stärkt Abilene Advisors ihre Fähigkeit, die mit Personendaten verbundenen Risiken zu erkennen und zu beurteilen, trifft geeignete Sicherheitsmassnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsverwaltung und laufende Überwachung und legt Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle fest, um bei einer Verletzung der Datensicherheit rasch und wirksam zu handeln.

Dieser proaktive Ansatz gewährleistet nicht nur die Einhaltung der Datenschutzvorschriften, sondern schafft auch ein Umfeld des Vertrauens, in dem sich alle Beteiligten darauf verlassen können, dass ihre persönlichen Informationen mit grösster Sorgfalt und Sicherheit behandelt werden.

Daten, die wir über das Internet und über unsere Website übermitteln, sind durch Verschlüsselungstechnologien wie SSL/TLS geschützt. Keine über das Internet abgewickelte Transaktion kann jedoch als hundertprozentig sicher garantiert werden.

11. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf den Schutz Ihrer Daten?

Zu Ihren Rechten in Bezug auf Ihre Personendaten gehört insbesondere das Recht:

– Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten sowie eine Kopie dieser Daten zu verlangen; – die Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen; – die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern uns nicht beispielsweise eine Rechtsgrundlage oder unser berechtigtes Interesse verpflichtet oder berechtigt, Ihre Daten länger aufzubewahren; – die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Daten zu verlangen; – Ihre Einwilligung zu Datenbearbeitungen, für die wir sie eingeholt haben, jederzeit zu widerrufen; – jederzeit der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu Werbe- und Marketingzwecken zu widersprechen; – jederzeit jeder anderen Bearbeitung zu widersprechen, sofern uns nicht beispielsweise eine Rechtsgrundlage oder unser berechtigtes Interesse verpflichtet oder berechtigt, die Bearbeitung fortzusetzen; – Ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format zu erhalten, wenn sie automatisiert und gestützt auf Ihre Einwilligung oder einen Vertrag bearbeitet werden; – bei einer automatisierten Einzelentscheidung Ihren Standpunkt darzulegen und die Entscheidung von einer natürlichen Person überprüfen zu lassen; – sich an unseren Datenschutzberater oder an den EDÖB zu wenden, wenn Sie die Art und Weise, wie wir Ihre Daten bearbeiten oder Ihr Gesuch um Ausübung Ihrer Rechte behandeln, beanstanden oder eine Meldung oder Anzeige erstatten möchten.

Wir informieren Sie über allfällige Bedingungen oder Einschränkungen, die für die Ausübung Ihrer Rechte gelten können.

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns direkt kontaktieren (siehe Kapitel 2.1) oder das Compliance-Formular ausfüllen, das Sie über privacy@abileneadvisors.ch erhalten.

Wir behalten uns vor, zusätzliche Angaben zu verlangen, um Sie zu identifizieren, insbesondere eine Kopie eines gültigen amtlichen Ausweises. Damit wir Ihr Gesuch rasch bearbeiten können, geben Sie bitte genau an, welche Rechte Sie geltend machen möchten und in welchem Umfang.

12. Wann aktualisieren wir diese Erklärung?

Diese Erklärung kann jederzeit angepasst werden. Massgebend ist die hier auf unserer Website veröffentlichte, jeweils aktuelle Fassung. Sie ersetzt alle früheren oder dieser Erklärung widersprechenden allgemeinen Datenschutzbestimmungen.

13. Beschwerden

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Personendaten nicht einverstanden sind, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir das Anliegen nach Möglichkeit klären können.

Möchten Sie eine Beschwerde einreichen, senden Sie diese bitte an unseren Datenschutzberater (siehe Kapitel 2.1). Wir bestätigen den Eingang und geben Ihnen innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Erhalt eine erste Antwort. Wir gehen davon aus, die meisten Beschwerden innerhalb dieser Frist erledigen zu können. Ist eine vertiefte Abklärung nötig, streben wir eine vollständige Antwort innerhalb von 30 Arbeitstagen an. Können wir diese Frist aufgrund aussergewöhnlicher Umstände nicht einhalten, teilen wir Ihnen dies mit.

Sie haben zudem das Recht, sich wegen der Verwendung Ihrer Daten beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren:

13.1. Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)

Feldeggweg 1 3003 Bern Schweiz Telefon: +41 58 462 43 95 (Mo.–Fr., 10–12 Uhr)

oder bei der kantonalen Datenschutzbehörde:

Autorité de protection des données et de droit à l’information Vaud Rue Saint-Martin 6 CP 5485 1002 Lausanne Schweiz info.ppdi(a)vd.ch Telefon: +41 21 316 40 64 (Mo.–Do., 10.30–12.30 Uhr)